Cos'è lo smart working‎ e quali strumenti servono? - La mia ditta online

Cos’è lo smart working‎ e quali strumenti servono?

Lo smart working è una modalità di prestazione professionale che si svolge nella propria abitazione e che presuppone un coefficiente di flessibilità differente dal telelavoro. Mentre quest’ultimo corrisponde all’esecuzione delle medesime mansioni che il lavoratore potrebbe svolgere in ufficio, lo smart working attiene a tutte quelle attività di lavoro orientate all’obiettivo, cicli o fasi della produzione, come l’invio di una presentazione aziendale o il coordinamento di riunioni da remoto. Uno degli aspetti principali dello smart working è l’assenza di orari prestabiliti o vincoli in tal senso.
Questa serie di attività presuppone l’utilizzo di strumenti altrettanto smart, ossia intelligenti, che consentano alla risorsa di connettersi con altri membri del team oppure a una piattaforma dati per modifiche, integrazioni o condivisioni in tempo reale.

La definizione normativa dello smart working

Il lavoro intelligente non è solamente una nuova modalità di prestazione professionale, ma è disciplinata a livello legislativo, nel nostro Paese, dal 2017. Un aggiornamento molto recente risale al 25 febbraio 2020, mediante DPCM, in cui sono state emendate, in via provvisoria, le modalità di accesso al lavoro intelligente, per contenere l’emergenza epidemiologica contingente.
In generale, tuttavia, bisogna far riferimento alla Legge 81/2017, in cui per la prima volta è fornita una definizione di smart working e ne sono previste modalità attuative mediante accordi tra datori di lavoro e lavoratori, sia nel settore pubblico che in quello privato.
Le garanzie previste dalla legge attengono alla parità di trattamento economico e previdenziale tra coloro che prestano la propria attività professionale al di fuori di uffici e locali aziendali e i lavoratori in sede.

Gli strumenti che servono a portare avanti lo smart working

La strumentazione idonea a eseguire le attività mediante smart working sono diverse, in base al tipo di settore merceologico e alla qualifica del lavoratore. Tuttavia, la normativa prevede che, dal 15/11/2017 sia indispensabile l’accesso informatico tramite credenziali SPID, acronimo di Sistema Pubblico di Identità Digitale, fatte salve alcune eccezioni.
Dal punto di vista puramente hardware e software, gli strumenti che servono per espletare lo smart working sono:

  • connessione a internet mediante ADSL o fibra ottica;
  • uno smartphone collegato alla rete;
  • personal computer, sia fisso che notebook, oppure tablet o pc 2 in 1;
  • per alcune categorie cuffie con microfono e/o stampante;
  • applicativi, gestionali aziendali, sistemi di archiviazione dati condivisi tramite cloud come Google Drive).

Per quanto riguarda gli hardware, ogni azienda può scegliere quelli che meglio si addicono all’attività e che risultano disporre dei requisiti di sicurezza ed efficienza necessari.
Ad esempio, un progettista meccanico che si occupa di elaborazione di componenti di lamiera dovrà necessariamente disporre di un computer con adeguata scheda grafica per supportare il software, a cui poter accedere tramite VPN che colleghi la postazione a un server centrale. La Virtual Private Network è una connessione, impostata tramite rete o ponte radio, che collega una o più postazioni di lavoro a un server centrale, in cui sono installati software, applicativi e dati indispensabili per eseguire un’attività professionale.
La predisposizione delle macchine, degli accessi alle risorse di rete e di tutto quanto serve per far funzionare il sistema è compito degli IT, tecnici specializzati nella configurazione e manutenzione di database e telecomunicazioni.

Da una parte vi è il server che contiene le risorse indispensabili per eseguire il lavoro; dall’altra, i cosiddetti host, o client, i singoli professionisti che operano, ognuno con il proprio account, da casa tramite pc e rete.

Altri strumenti per lo smart working: le applicazioni informatiche

Accanto agli hardware necessari per portare avanti diverse attività professionali in un contesto di lavoro intelligente, vi sono molte applicazioni ad oggi esistenti, in una prospettiva di continua evoluzione.
In questo contesto verranno citate le più note, fermo restando che ogni azienda è libera di impiegare le risorse che ritiene più utili per lo svolgimento efficiente e fluido della propria attività, annoverando anche applicativi customizzati e appositamente implementati per una specifica realtà produttiva.
Una delle applicazioni più utilizzate è sicuramente Google Drive, un sistema Cloud che consente di archiviare diverse tipologie di file, i quali possono essere usati, gestiti e modificati da altri collaboratori, ognuno dal proprio pc, anche nello stesso momento.

In buona sostanza, Google Drive evita i passaggi che prima dovevano essere seguiti per il salvataggio dati tramite dispositivi USB e l’invio via e-mail agli interessati (con il rischio di perdita di dati o di pericolose sovrascritture).

Il sistema Cloud di Google è quello più famoso, ma ne esistono altri che funzionano più o meno allo stesso modo e che svolgono egregiamente la propria funzione.
Altri software di gestione del lavoro smart attengono al management dell’agenda e del calendario in generale, con lo scopo di organizzare e gestire appuntamenti, riunioni e meeting. I contesti in cui tali applicativi sono impiegati sono soprattutto le realtà più strutturate, in cui potrebbe risultare più impegnativo rendere tutti i partecipanti al corrente di una riunione che richiede la presenza virtuale dei responsabili di vari dipartimenti, magari dislocati in differenti Unità Operative.
La logica del calendario condiviso è la medesima che sottende al funzionamento del Cloud, poiché i dati inseriti sono visibili a tutti i membri del team, così come eventuali aggiornamenti, commenti e informazioni.
Per quanto riguarda altre applicazioni, ne esistono diverse che consentono di gestire la propria bacheca, agenda e lista di cose da fare. In base al tipo di progetto a cui si sta lavorando, è possibile anche installare funzionalità specifiche, le quali consentono di migliorare la propria esperienza con l’app. Ad esempio, per tracciare le fasi di uno specifico progetto, si potranno aggiungere grafici specifici, come il Gantt, per monitorare ogni step ed eventualmente anche aggiungerlo al calendario, sincronizzando quello personale a quello professionale.

I benefici dello smart working: azienda e dipendente

Sono molti i vantaggi dello smart working, sia per l’azienda che chi svolge le prestazioni professionali da casa.
Le imprese godono di un notevole abbattimento delle spese relative alla logistica e al suo mantenimento: gli spazi per i dipendenti in sede si riducono e, in alcuni contesti, sono completamente dematerializzati. D’altra parte, la gestione degli aspetti legati ad hardware e software subiranno, com’è facile immaginare, un iniziale incremento, per poi stabilizzarsi a livelli decisamente più normali.
Per il dipendente gli aspetti positivi sono sicuramente legati a una maggiore flessibilità nella gestione del proprio lavoro, che può essere svolto da casa, con tutti i vantaggi che ne conseguono. Una riunione su Skype con giacca, cravatta e pantaloni della tuta ha i suoi benefici, soprattutto per chi deve conciliare il lavoro con la gestione di attività domestiche, legate ai figli o ad animali domestici.

Conclusione: la nuova frontiera dello smart working

Il processo verso lo smart working non è lineare o semplice, ma sta attraversando, in particolare nel nostro Paese, una progressiva evoluzione, nel senso di un incremento di aziende e professionisti che operano con questa modalità di lavoro.
L’introduzione di applicativi sempre più intelligenti, flessibili e al passo con le esigenze dei lavoratori smart rende la vita di professionisti e imprese più semplice e in grado di contenere alcuni costi fissi di gestione che, in molti casi, aumentano la competitività e la qualità dei servizi forniti. Nel prossimo futuro, le prospettive di un progressivo aumento degli smart workers sono più che positive, vista anche la spinta propulsiva determinata da eventuali fattori contingenti, come quelli riscontrati di recente.

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